Ik stel nogal eens vragen. Gewoon omdat ik zaken graag wil begrijpen. Bijvoorbeeld als ik een rol heb in een project. Dan wil ik graag echt snappen wat de bedoeling is van dat project. Wat het moet opleveren, wie welke rol heeft, wat wel en niet binnen het project valt en ga zo maar door. Vaak krijg ik antwoord op mijn vragen. Bijna even vaak ook krijg ik geen antwoord. Regelmatig blijkt de vraag die ik stel gewoon nog niet eerder gesteld te zijn. Fijn denk ik dan. Met een beetje mazzel zet de vraag op dat moment immers aan tot nadenken.
Redenen om niet te antwoorden Soms schroom ik om te vragen wat iemand nu precies bedoelt. Of gewoon uit te spreken dat ik het niet helemaal snap.Die schroom kent verschillende redenen. Hier en daar krijg ik de indruk dat projecten opzettelijk vaag gehouden worden.
Soms zijn er bijvoorbeeld nog geen antwoorden omdat het project niet helemaal klopt. Er zijn open eindjes, maar daar is geen tijd of ruimte meer voor. ‘We weten niet precies om hoeveel gevallen het gaat, maar we gaan het wel gewoon doen’.
Of het project wordt gestart om het echte probleem niet te hoeven aanpakken. Dat gebeurt bijvoorbeeld nogal eens met het procesmatig werken. Waar eigenlijk daadkrachtig leiderschap nodig is, nemen we liever onze toevlucht tot het beschrijven van processen. Dan gaan mensen wel volgens die processen werken is de gedachte (of hoop)
Een andere keer is denoodzaak van een project niet glashelder, maar is er wel een belang dat maakt dat het toch uitgevoerd moet worden. ‘Het staat nu eenmaal in het jaarplan, dus het project moet gewoon uitgevoerd worden’.
Ook komt het geregeld voor dat de eigenaar van een project of plan het zelf ook nog niet tot in de details begrijpt. Op zich helemaal niet erg. Wel erg is dat niet weten blijkbaar onacceptabel is.
Nog eentje tot slot. Soms krijg ik geen antwoord uit angst dat het eigenlijk om iets heel eenvoudigs gaat als je het terug brengt tot de kern. En tsja, eenvoudig is niet altijd even sexy. Dan maar beter een uitgebreid, wollig of ambtelijk projectplan.
Het nut van de ‘vervelende’ vraag Op het moment dat ik een ‘lastige’ vraag stel, ontmoet ik in de regel niet direct enthousiasme. Regelmatig bestaat de reactie uit wrevel of ergernis, soms zichtbaar, vaak (bijna) onzichtbaar verborgen.
Geregeld krijg ik later terug dat het fijn is dat er duidelijkheid is ontstaan. Dat het op het moment zelf echt heel vervelend was dat de bewuste vraag gesteld werd. Maar dat juist die ‘vervelende’ vraag leidde tot verbeteren.
Wij van Stelvio zijn van het continu leren, veranderen en verbeteren. We vinden dat we uit ervaring moeten weten wat we onze klanten ‘aandoen’. “Practice what you preach” of zoiets. Wees gerust; bij Stelvio is de afdeling ‘vervelende vragen’ goed bevolkt. Om een doodeenvoudige reden. De vragen dwingen ons tot een laagje dieper begrijpen.
Pas als we iets echt kunnen begrijpen, kunnen we ons ook ergens aan verbinden.
Ik ben van het uitstellen. En plannen zit ook niet zo in mijn natuur.
Heb eenvoudigweg te veel succeservaringen met voorbereiden op het laatste moment en te weinig voorbeelden waarin het mis ging. En nu staat december weer voor de deur. En ontwaakt mijn alertheid. Want als ik nu (lees: NU) niet begin met het maken van lijstjes en een planning, dan wordt deze maand voor mij een grote marathon, een uitputtingsslag.
De aankondiging is ieder jaar zo’n beetje op hetzelfde moment. Dit jaar was het 17 november, de dag dat die man met de rode mijter weer is aangekomen op zijn paardje Ozosnel. Vanaf dat moment gaat het me duizelen: schoencadeautjes kopen, helpen surprises maken, verjaardagsfeestje organiseren, kerstdagen plannen, pakketjes maken voor opa en oma in Italië, op tijd versturen en “o ja mam, ik moet een kersthapje maken voor het kerstdiner op school” (x2)… enzovoort..
Gewone dingen gaan ook gewoon door.
Zo heb ik gewoon mijn werk te doen, wordt er ook gewoon een beroep op me gedaan bij het overhoren voor een toets en blijft de wasmand tot mijn verrassing gewoon volstromen. Ons eigen Stelvio-kerstdiner hebben we omgedoopt tot een ‘Welkom 2020’- etentje in januari. Ik vermoed dat anderen ook zo’n maand hebben..
Iets wat ik door de jaren heen geleerd heb, is dat met alles wachten tot het allerlaatste moment, niet echt rustgevend is (hoe vreemd). Daar waar ik in m’n eentje nog een heel eind kwam, leidt dat eenmaal met een gezin tot stressverhogende taferelen. Iedere ouder kent de o zo welkome berichtjes van school. Op maandag een schoenendoos mee, op woensdag een uitje naar de bibliotheek, dus de fiets moet mee naar school (mét verlichting) en vergeet vooral niet op tijd in te schrijven voor het kersthandbaltoernooi… En dan is er ineens op maandagochtend in het hele huis geen schoenendoos meer te vinden (we hadden er toch nog 5 liggen!?) en weet zoonlief woensdag om 8.30 u echt niet meer waar zijn fietssleutel is. Voeg dit samen met de extra drukte in december en mijn feest is compleet. Dus nadat ik een aantal jaren achter elkaar puffend en chagrijnig de eindstreep van het jaar bereikte, voelde ik genoeg buikpijn om mezelf streng toe te spreken:
Ik moest het anders gaan doen.
Ik had al snel bedacht dat een weekkalender op het toilet, zichtbaar voor de hele familie, een goed begin is. Plotseling ben ik niet meer de enige die verantwoordelijk is voor het op tijd terugbrengen van de bibliotheekboeken (al een leuk experiment op zich). En de dingen van mijn hoofd naar de kalender verplaatsen scheelt de onrust van het onthouden. Een handige app vinden voor mijn To Do-lijst was ook zo gebeurd. Met dagelijkse reminders helpt die mij mooi om me te concentreren op dat wat er vandaag moet. Maar met een kalender en lijstjes-app ben ik er nog niet. De dingen moeten namelijk op de kalender en het lijstje terecht komen (da’s 1) én ik moet ook iets gaan doen met de reminders die ik krijg (da’s 2)! Tsja..
Het toverwoord is natuurlijk discipline..
Nou doet dat woord me direct denken aan een personal trainer in de sportschool. Onder stampende muziek pusht hij je over de grens van wat je voor mogelijk houdt. En dat dan 3x in de week. En een week de trap niet op kunnen vanwege de spierpijn. Over discipline gesproken. Tamelijk kansloos voor mij, iets met ‘moeten’ denk ik..
Maar ik heb iets geleerd. Ook mijn yogadocent gebruikt het woord discipline. Voor hem gaat het alleen niet over pushen, moeten en zweten. Hij heeft het over kleine stappen, continue aandacht en lief voor jezelf zijn. Met de bedoeling om jezelf te oefenen én verder te komen. Daar heb ik meer mee. Marieke en Erik, mijn collega’s bij Stelvio, leren me dat dit over KAIZEN gaat. Een Japanse filosofie, ontwikkeld in productieomgevingen, die gaat over voortdurend verbeteren op een manier die goed is voor mensen. Dus stoppen met pushen en zweten met alleen het einddoel voor ogen (HELP!). Maar wel kijken naar welk klein stapje je vandaag kunt doen, en morgen weer… En als het vandaag even niet lukt, dan is er morgen weer een dag voor een volgende stap.
Dus als je iets wilt realiseren dat onmogelijk lijkt (in mijn geval een decembermaand zonder stress), is het de kunst om het in stukjes op te knippen. En alleen dingen te doen die je dichter bij je doel brengen, in plaats van verder weg.
Ergens dit jaar ben ik begonnen. Werken aan steeds beter plannen en minder uitstellen. Mijn neiging was m’n stappen te groot te maken. Maar ze kunnen eigenlijk niet klein genoeg zijn. Met een beetje hulp zag het er als volgt uit:
Nadenken over welke tool mij kan helpen overzicht te hebben
Zorgen dat ik de tool kan gebruiken (ik heb voor een app gekozen: Rememberthemilk)
De eerste taken in de tool zetten
In mijn agenda voor de komende weken tijd blokken (10 minuten per dag is al goed) om te werken aan taken
Iedere ochtend in de app kijken welke taken er te doen zijn
Op het tijdstip dat in mijn agenda gereserveerd staat, werken aan een taak
Tevreden zijn met iedere dag 10 minuten (pfff.. dat valt niet mee)
Enzovoort…
En nu is het december.
Na een paar maanden oefenen, kijk ik onbevreesd naar de drukke weken die voor de deur staan. Want ik heb de MAGIE ervaren van grote dingen doen in kleine stappen. En het goede gevoel van iedere dag een beetje beter. Daar waar ik eerst dacht: ”ik heb maar een kwartier tijd, dus het heeft geen zin om aan m’n sinterklaasgedicht te beginnen”, begin ik nu toch en doe wat ik kan doen in 15 minuten. Hoe simpel kan het zijn!? En de beloning is groot. Voorheen was het nachtwerk geworden.. Nu is na 3 dagen een kwartier werk de klus met gemak en zonder stress op tijd geklaard! Scheelt toch weer..
En wat vind ik het heerlijk om taken van mijn lijstje te kunnen strepen! Als ik neig naar uitstellen, stel ik mezelf direct de vraag: Wat is het eerste kleine ding dat ik nu kan doen?
Dat lukt namelijk altijd. En dat geeft rust.
Vanavond aan tafel bedenken we alvast wat we gaan koken op 1e kerstdag.. (check ?)
Mijn dagelijks werk bestaat uit zo’n beetje alles dat nodig is om continu verbeteren in organisaties aan te zetten en te houden. Werk dat ik ongelooflijk graag doe. Het kan alleen goed zijn dat uitgerekend dat superleuke werk niet zo erg lang meer nodig is.
Een nieuw schoolsysteem heeft namelijk zijn intrede gedaan in ons land: gepersonaliseerd leren met behulp van Kunskapsskolan (www.kunskapsskolan.nl). In het systeem, voorlopig nog voornamelijk gebruikt in het voortgezet onderwijs, leren kinderen namelijk al zo’n beetje alle belangrijke vaardigheden voor continu verbeteren.
Ze werken in een vrijwel volmaakte verbeterkata aan het bereiken van hun einddoel. Zo beginnen ze in hun eerste weken op school met helder krijgen wat de challenge is van hun schoolcarriere. Vervolgens werken ze in stappen (doeltoestanden) gericht naar hun challenge toe. Wekelijks is daarbij aandacht van de persoonlijke coach die iedere leerling heeft. In de coachgesprekken niet alleen aandacht voor het behalen van de doelen, maar juist ook voor leren en verbeteren. Wat ging goed? wat kan beter? wat heb je geleerd? en wat is je volgende stap? zijn zo ongeveer de standaard vragen. Kan de analogie met de coaching-kata nog treffender?!
Het operationele management is trouwens ook prima geregeld. In hun eigen persoonlijke leeromgeving hebben leerlingen, docenten en ouders op ieder moment zicht op hoe het gaat, kunnen ze hun planningen maken en bewaken en vinden ze beoordelingen en feedback.
Het is natuurlijk niet alleen rozengeur en zo.
Nog niet iedereen is enthousiast en heeft het vertrouwen dat ook de lesstof goed in de kinderhoofden terecht komt. Net als in het bedrijfsleven zit de weerstand tegen het nieuwe trouwens vooral bij het management (de ouders) en nauwelijks op de werkvloer bij de leerlingen.
Ook het systeem is nog niet helemaal feilloos en de scholen hebben het nog niet altijd even gemakkelijk met de nieuwe manier van leerlingen begeleiden. Gelukkig vindt de school waar mijn zoon naartoe gaat, in woord en daad dat je van fouten leert. Daarmee geven ze in mijn ogen een ongelooflijk sterk voorbeeld aan hun leerlingen en vertrouwen aan mij als ouder. De school, het dr. Nassau college in Gieten (https://aaenhunze.nassaucollege.nl), vraagt haar leerlingen en hun ouders met grote regelmaat om feedback. Op die manier werken we schouder aan schouder aan het leerproces van onze kinderen en stiekem ook aan dat van onszelf.
Ik begrijp dat je interesse gewekt is. Vooral als je net als ik professioneel bezig bent met continu verbeteren. Het kan namelijk haast niet anders of dit systeem van leren gaat het huidige verdringen. Dat betekent voor ons als adviseurs continu verbeteren vervroegd met pensioen denk ik.
Zin om te werken aan jouw continu verbeteren vaardigheden? Onze leergang ‘de kunst van verbeteren’ is dan echt iets voor jou.
Is het je ooit opgevallen dat kantoren van verschillende bedrijven en instellingen heel erg op elkaar lijken? Ze hebben vaak dezelfde soort dingen aan de muur hangen; zaken en meubilair lijken op dezelfde manier ingericht. Loop een willekeurig kantoor binnen en wat zal het je zeggen over wat ze doen? Niet veel. Je hebt geen flauw idee van wat ze daar nu precies aan het doen zijn, of ze het druk hebben, of het goed gaat of juist niet.… Het lijkt wel of niemand daar ooit bedacht heeft dat elk kantoor er eigenlijk anders uit zou moeten zien; dat het wel eens een groot verschil zou uitmaken om kantoren in te richten, afhankelijk van welke waardeprocessen ze deel uit maken. Geen teamleider lijkt zich te realiseren dat het werk zoveel beter gedaan zou kunnen worden. Hoe zou het zijn wanneer we alles op tijd bij de hand hebben waardoor we in flow het werk kunnen doen? Ja, wij zijn Toyota niet!
Waarom niet? Waarom zou een kantoor niet mogen lijken op een goed georganiseerd productieproces zoals bij Toyota of Scania? Logisch werken in een productie-omgeving vinden we kennelijk minder raar dan logisch werken op kantoor. In productie-omgevingen is de voortdurende noodzaak kennelijk veel groter om door flink vallen en opstaan met elkaar uit te vinden wat beter werkt en wat niet. Waarom zouden al die waarden die we in een productieproces wensen – beter, sneller, rustiger tempo, overzichtelijker, goedkoper – niet van toepassing zijn op een kantoor? Is het zo dat er in kantoren niets geproduceerd wordt door een groep mensen die werken aan zaken, verstopt in computers en stapels notities? En, waarom zouden we dat niet in één oogopslag mogen zien?
Daarom een pleidooi om kantoren veel logischer te laten werken. Hoe mooi zou het zijn om het werk zo in te richten dat mensen weten wat de bedoeling is van het werk voor hun klant, dat iedereen weet wat van elkaar verwacht wordt, dat we niet oeverloos veel uren verbranden aan overleg, notities, IT-systemen. Hoe gek zou het eigenlijk zijn om het kantoor zo in te richten dat we heel makkelijk aan een buitenstaander de volgende zaken kunnen laten zien:
aandacht: wat is de waarde van het werk dat we doen voor onze klant?
standaard: hoe betrouwbaar zijn we in wat we leveren?
planning: hoe adequaat (teveel, te weinig, genoeg) is de voorraad werk-uren beschikbaar voor het leveren van onze diensten?
ingericht: hoe is ons kantoor georganiseerd rond ons proces van waarde-creatie?
in één oogopslag zien: hoe zichtbaar is de voortgang en kunnen we snel zien welke issues we moeten oppakken cq. met elkaar bespreken?
verbeteren: hoe goed werken we aan het verbeteren van onze processen en het ontwikkelen van onze mensen?
werkplezier: hoeveel plezier beleven we in het met elkaar behalen van resultaten?
Hoe je met halve boodschappen zorgt voor wantrouwen, onrust en verlamming in je organisatie. Over het belang van het hele en eerlijke verhaal door leiders verteld.
Vorige week hebben we een workshop verzorgd voor onze klanten. Zo’n workshop organiseren we één keer per maand om met onze klanten bij te praten en onszelf de discipline op te leggen om elke maand een onderwerp beet te pakken en uit te werken tot een inspirerende workshop. Deze keer kozen we ‘flow in the office’.
Over flow in the office valt veel te zeggen als je bedenkt dat 90% van wat we op kantoor doen veel slimmer, sneller, beter, goedkoper en rustiger zou kunnen verlopen. Grootste boosdoener is dat we in een cultuur leven waar stapeltjes maken (batchen) tot kunst is verheven. We zijn ervan overtuigd dat door stapeltjes te maken we in het werk productiever, efficiënter, beter en sneller worden. De overtuiging is diepgeworteld en vergt veel bewijs voor het tegendeel, voordat mensen enigszins geneigd zijn deze gewoonte een keer onder de loep te nemen. Onze stelling: door kantoorwerk te stapelen zijn we tien keer langzamer, tien keer duurder en kwalitatief beduidend minder. Enig idee waarom de roltrap is uitgevonden?
Het begint al met dat we onze neiging tot het opsparen van werk niet eens in de gaten hebben. Of het nu gaat over het verwerken van facturen, het managen van onze projecten, het bedenken van een nieuw boek, het inrichten van vergaderingen, het inruimen van onze vaatwasmachine of voorraadkast. Hamsteren zullen we. Waar komt het vandaan? Hoe komt het dat we denken meer te kunnen doen als we een voorraadje verwerken of aanleggen?
Ik vermoed dat we een gewoonte hebben die ooit heel nuttig is geweest en die we van generatie op generatie overgeleverd hebben gekregen. ‘Stapelen is goed’ is volgens mij een imprint uit de tijd dat we nog grotendeels afhankelijk waren van de landbouw en het risico van misoogsten groot was. Oogsten is bij uitstek een gestapelde activiteit.
Maar zoals we tegenwoordig geconfronteerd worden met onze eetgewoontes lijkt dit ook van toepassing voor het stapelen. Waar we nog steeds stapelen om goed voorbereid te zijn op barre tijden is dit gedrag tegenwoordig oorzaak van welvaartsziekte nummer 1: overgewicht. Het gevoel om goed gevuld te zijn als vlees op de botten tegen eventuele barre tijden heeft geen nut meer. Tegenwoordig eten we te veel voor wat we nodig hebben (en bewegen we te weinig). Ik denk dat dat niet anders is in hoe we ons werk inrichten. We houden nog steeds van stapelen.
Alleen, degene die dit gedrag het snelste weet om te zetten in meer doen met minder in een rustiger tempo (lees: one piece flow) zal tegenwoordig beter voorbereid zijn op de toekomst dan diegene die blijven vasthouden aan hamstergedrag.
Een verhaal dat grote indruk op mij heeft gemaakt, vertelde Erwin van Leussen in zijn presentatie over lean bij Achmea*.
Ooit op studiereis in Japan werd het gezelschap door een tweetal consultants rondgeleid in een fabriek waar ze continu verbeteren op de werkvloer konden zien. Daar vertelde een medewerker hoe hij een verbetering had doorgevoerd, die één dollar opleverde. De consultants schamperden wat over deze nietige winst. Zij waren natuurlijk gewend om zelf verbetertrajecten te doen, waarmee tonnen werden bespaard.
Nog wat na-smuilend kregen ze in de gaten dat de directeur van de fabriek in woede ontstak: “jullie tonen geen respect. Dit getuigt van weinig gevoel voor de kracht van continu verbeteren en elke waardevolle stap – hoe klein dan ook! U schampert over wat ik het meest waardevol acht: dat Kaizen in het hart van de mensen zit. Weet u, meneer de consultant, ik heb veel liever dat de duizend werknemers in mijn fabriek elke dag elk een verbetering van een dollar doorvoeren, dan een stomme consultant zoals u, die één keer in maanden tijd een verbetering van anderhalve ton realiseert.”.
* Vergeef me Erwin, wanneer het niet zo is als hoe ik het vertel. In mijn herinnering heeft deze versie in ieder geval een onuitwisbare indruk gemaakt
